1. Objet

Choralix est un service en ligne de gestion de chorales, exploité par Nrx3, 906, avenue du Chanoine-Scott, Québec (Québec) G1V 3N7 (« Choralix », « nous »). Ces conditions régissent l'utilisation de Choralix par les chorales et par toute personne qui y a un compte. Elles comprennent la politique de confidentialité (section 12) et l'entente de sous-traitance (section 13).

2. Acceptation

La personne qui crée une chorale accepte ces conditions au nom de la chorale, en cochant la case prévue à cet effet ; sans cette acceptation, la chorale n'est pas créée. Quand ces conditions changent, un administrateur de la chorale doit accepter la nouvelle version à sa connexion suivante avant de continuer. Nous conservons la version acceptée et sa date. Les choristes n'ont rien à accepter ; la chorale est responsable de les informer de ce qui les concerne (politique de confidentialité, section 12).

3. Définitions

Chorale : l'organisation cliente qui utilise Choralix. Chaque chorale est entièrement séparée des autres ; aucune donnée n'est partagée entre chorales.
Administrateur : membre d'une chorale qui a le rôle d'administrateur, avec toutes les permissions.
Membre : personne inscrite dans une chorale, choriste ou autre.
Compte : l'accès personnel d'une personne à Choralix (courriel et mot de passe), qui peut la relier à une ou plusieurs chorales.

4. Comptes et sécurité

Chaque personne est responsable de son compte et de la confidentialité de son mot de passe. On peut se connecter par mot de passe ou par un lien envoyé par courriel.

Le second facteur d'authentification est offert, mais facultatif. Une fois activé, il est redemandé sur un appareil inutilisé depuis plus de 7 jours. Sans second facteur, l'accès à la boîte courriel d'un membre suffit pour entrer dans son compte par le lien de connexion, y compris aux fonctions financières qu'il détient. Nous recommandons de l'activer.

Un compte qui n'est relié à aucune chorale est supprimé après 90 jours ; un avis est envoyé 30 jours et 7 jours avant.

Quand un membre supprime son compte, sa fiche est gardée dans la chorale, passe à l'état « Ancien », et la chorale décide de ce qu'elle en fait.

5. Utilisation permise

La chorale utilise Choralix pour ses propres activités. Il est interdit :

de publier un contenu illégal, haineux ou qui porte atteinte aux droits d'autrui ;
de tenter d'accéder aux données d'une autre chorale ou de contourner la sécurité du service ;
de perturber le service ou de l'utiliser pour envoyer des messages non sollicités.

Droit d'auteur : Choralix héberge les partitions, pistes et autres fichiers que la chorale y dépose. La chorale répond seule des droits sur ces fichiers (achat des exemplaires, droits de reproduction et de diffusion à ses membres). Choralix ne vérifie pas ces droits.

6. Forfaits et paiement

Le forfait Chorale est le seul forfait de Choralix. Il est payant, au mois ou à l'année, aux prix affichés sur le site au moment de l'achat, hors taxes. Le paiement se fait par carte seulement.
Des options (« add-ons ») payantes s'ajoutent au forfait Chorale, aux prix affichés sur le site, hors taxes. Une option ajoutée en cours de période est facturée au prorata des jours restants jusqu'à l'échéance du forfait.
Mois gratuit : une chorale peut profiter du forfait Chorale gratuitement pendant un mois, une fois, à sa création, selon les conditions affichées. Choralix peut refuser une offre de mois gratuit. Pour le commencer, elle donne sa carte, qui est vérifiée, et choisit sa formule, au mois ou à l'année, qu'elle peut changer jusqu'au premier débit ; rien n'est débité pendant le mois. À la création, le mois court depuis le jour où la chorale est créée, même si la carte est donnée quelques jours plus tard. Un rappel, qui donne la formule et le montant, est envoyé 7 jours et 1 jour avant la fin. À la fin du mois gratuit, la carte est débitée selon la formule choisie. Pour appliquer les offres de mois gratuit, nous gardons une signature (empreinte) du courriel de la personne qui crée une chorale, tant qu'elle sert à cette fin, même après la suppression de son compte et de la chorale. Cette signature ne permet pas de retrouver le courriel.
Le forfait Chorale et les options se renouvellent automatiquement à chaque échéance, sur la carte enregistrée. Pour le forfait Chorale annuel, un rappel est envoyé 30 jours avant ; la formule mensuelle n'a pas de rappel.
Une hausse de prix ne s'applique jamais à une période en cours : elle prend effet au renouvellement, avec un préavis de 60 jours.
Arrêter le forfait Chorale ou retirer une option prend effet à la fin de la période payée, ou à la fin du mois gratuit, sans remboursement ; la chorale garde ses accès jusque-là, et les options du forfait Chorale prennent fin avec lui. Au mois gratuit, rien n'est débité.
Choralix peut, à sa discrétion, offrir des jours, une option ou un remboursement partiel. Une option offerte s'arrête à la date prévue si la chorale ne choisit pas de la garder ; rien n'est facturé sans son choix.
Si une option d'espace (extension de bibliothèque, espace médias) n'est pas renouvelée, ce qui dépasse la limite reste 2 mois en lecture seule, puis est supprimé définitivement, les éléments les plus anciens d'abord ; la chorale est avertie au début des 2 mois et 7 jours avant.
Si le paiement du forfait Chorale échoue, y compris le premier débit à la fin du mois gratuit, la chorale dispose de 30 jours de grâce pour régler ; ensuite, elle perd ses accès (section 7).

Paiements des membres (cotisations, inscriptions, billets) : ils passent par Stripe, dans le compte Stripe de la chorale, par carte, Apple Pay ou Google Pay. La chorale est le vendeur ; les frais de Stripe lui sont facturés directement par Stripe, et Choralix prélève une commission, aux taux affichés sur le site. La chorale peut répercuter la commission et une estimation des frais sur le payeur ; ils sont alors affichés à part avant le paiement. Les remboursements aux membres et aux acheteurs sont décidés par la chorale. Quand un billet est remboursé, la commission de Choralix est rendue ; si la commission et les frais avaient été répercutés, l'acheteur récupère tout ce qu'il a payé, et les frais que Stripe ne rend pas restent à la chorale. La confirmation et le reçu d'un achat de billets s'ouvrent par le lien de la commande, sans compte.

Prélèvement automatique. Quand la chorale l'offre, un membre peut payer une cotisation étalée par prélèvement automatique : il enregistre sa carte sur le compte Stripe de la chorale et consent aux montants et aux dates de son échéancier ; chaque versement est débité à sa date. Tout changement que la chorale fait à ces dates ou à ces montants à venir lui demande un nouveau consentement. Il peut retirer sa carte en tout temps, ce qui arrête les prélèvements.

Taxes : chaque chorale gère ses propres taxes sur ses ventes ; elle saisit ses numéros et ses taux, et en répond seule.

7. Données de la chorale, export et fin d'abonnement

Pendant l'abonnement, la chorale peut exporter toutes ses données, y compris les cotisations, les ventes de billets et les reçus.

Délai de grâce. Si un paiement du forfait Chorale échoue, la chorale garde tous ses accès pendant 30 jours et le paiement est retenté ; ses administrateurs sont avertis. Dès le début de ce délai, et jusqu'à la fin de la période de récupération, personne ne peut rejoindre la chorale : aucune invitation, aucune adhésion, aucune réactivation d'un ancien membre.

Perte d'accès. La chorale perd ses accès à la fin de la période payée, si elle a choisi de ne pas renouveler (sans délai de grâce), ou à la fin des 30 jours de grâce sans paiement. Ce jour-là, son abonnement est annulé : plus aucun débit. La vente de billets et les prélèvements automatiques des cotisations s'arrêtent ; pour chaque concert à venir, les administrateurs gardent jusqu'à sa date la liste des acheteurs et le remboursement des billets. Les recettes des billets déjà vendus restent versées à la chorale.

Récupération, puis suppression. La chorale a alors 3 mois pour réactiver son abonnement, ce qui restaure toutes ses données, ou pour que ses administrateurs récupèrent seulement la liste de ses choristes (CSV) et sa bibliothèque (ZIP). Ils sont avertis par courriel 1 mois, puis 3 jours avant la suppression. Au bout de ces 3 mois, toutes les autres données sont supprimées définitivement, sans report possible, même si un concert est encore à venir ; pour revenir, la chorale doit créer un nouveau compte.

Registres financiers. Après la suppression, Choralix garde les registres financiers de la chorale (paiements, reçus, remboursements, commissions, crédits) pendant 6 ans, sans le reste de ses données, pour ses seules obligations légales ; la chorale n'y a plus accès, mais peut les demander à l'équipe de Choralix.

Important : la chorale doit exporter ses données financières avant l'arrêt et conserver elle-même ses registres aussi longtemps que la loi l'exige (au Canada, 6 ans pour un organisme sans but lucratif). Les registres que garde Choralix ne l'en dispensent pas.

Sauvegardes : nos sauvegardes sont gardées 30 jours. Une donnée supprimée disparaît donc définitivement de nos sauvegardes au plus tard 30 jours après sa suppression.

8. Disponibilité

Nous faisons des efforts raisonnables pour que Choralix soit disponible et sécuritaire, mais le service est fourni « tel quel », sans garantie de disponibilité continue. Des interruptions peuvent survenir, notamment pour l'entretien.

9. Accès de l'équipe de Choralix

L'équipe de Choralix peut en tout temps consulter et modifier les données de la chorale, sans accord préalable, pour l'assistance, la sécurité et le bon fonctionnement du service. Chaque accès est journalisé, mais ce journal n'est pas visible par la chorale.

10. Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Choralix envers une chorale est limitée aux sommes que la chorale a payées à Choralix au cours des 12 mois précédant l'événement en cause. Choralix n'est pas responsable des dommages indirects, comme une perte de revenus ou de données que la chorale aurait pu exporter. Rien dans ces conditions n'écarte une protection que la loi rend obligatoire.

11. Suspension et autres mesures

En cas de manquement grave à ces conditions, d'activité frauduleuse ou d'atteinte à la sécurité, Choralix peut prendre les mesures suivantes ; le motif est alors consigné.

Annuler l'abonnement d'une chorale. La chorale perd ses accès le jour même. Elle a ensuite 3 mois pour réactiver son abonnement ou récupérer ses données, comme à la section 7 ; sinon, ses données sont supprimées.
Suspendre une chorale. Ses membres n'y ont plus accès, et son abonnement est annulé le jour même. Sauf si Choralix lève la suspension d'ici là, la chorale est supprimée 3 mois après la suspension, comme à la section 7 ; pendant ces 3 mois, ses administrateurs peuvent récupérer la liste de ses choristes et sa bibliothèque. Si la suspension est levée, une chorale qui avait payé son abonnement se réabonne et paie une nouvelle période, dans les 3 mois qui suivent la suspension, pour retrouver ses accès, même si la suspension est levée le jour même ; ses données sont gardées jusque-là. Une chorale qui n'avait rien payé (mois gratuit, délai de grâce) retrouve ses accès à la levée, sans rien payer, mais seulement jusqu'à la fin qu'ils auraient eue sans la suspension ; les jours de la suspension sont perdus, et elle se réabonne ensuite.
Supprimer une chorale. Ses membres n'y ont plus accès, et son abonnement est annulé le jour même. Ses données sont effacées 3 mois après la suppression, sauf si Choralix la restaure d'ici là ; pendant ces 3 mois, comme à la section 7, ses administrateurs sont avertis et peuvent récupérer la liste de ses choristes et sa bibliothèque. Restaurée, une chorale qui avait payé son abonnement se réabonne et paie une nouvelle période, dans les 3 mois qui suivent la suppression, pour retrouver ses accès ; une chorale qui n'avait rien payé les retrouve sans rien payer, mais seulement jusqu'à la fin qu'ils auraient eue sans la suppression, puis se réabonne. Ses administrateurs ne peuvent pas la réactiver eux-mêmes pendant ces 3 mois : seul Choralix la restaure.
Suspendre un compte, ou l'accès d'une personne à une chorale, pour 1 an, jusqu'à une date ou à vie.
Supprimer le compte d'une personne sur tout Choralix. Elle ne peut plus se connecter dès la suppression ; ses données sont effacées 3 mois après, sauf si Choralix restaure le compte d'ici là, et ses fiches passent alors à l'état « Ancien » dans ses chorales.
Interdire des rôles à une personne, dans une chorale ou dans toutes, pour 1 an, jusqu'à une date ou à vie. Une personne peut aussi se voir interdire de créer une chorale et d'être administrateur, jusqu'à l'interdiction à vie.

Remboursement. Quand Choralix annule l'abonnement d'une chorale, la suspend ou la supprime, elle lui rembourse le jour même la part non utilisée de ce que la chorale lui a payé pour son abonnement — forfait Chorale et options —, au prorata des jours, avec les taxes dans la même proportion, sans retenir de frais et sans jamais rembourser plus que ce qui a été payé. Les administrateurs de la chorale en reçoivent l'avis par courriel, avec une note de crédit qui détaille le montant et les taxes. Les paiements des membres (cotisations, billets) ne sont pas visés : la chorale, qui en est le vendeur, en décide (section 6).

12. Politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité explique quels renseignements personnels nous recueillons, comment nous les utilisons, où ils sont hébergés, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits. Elle se trouve sur sa propre page : https://choralix.com/fr/politique-de-confidentialite/. Elle est lisible sans compte. En acceptant ces conditions, vous acceptez aussi cette politique : une seule acceptation couvre les deux, ainsi que l'entente de sous-traitance (section 13).

13. Entente de sous-traitance

Pour les données des membres, Choralix agit comme sous-traitant de la chorale. Choralix :

traite ces données seulement pour fournir le service et selon les instructions de la chorale ;
les garde confidentielles et limite l'accès de son équipe à ce qui est décrit à la section 9 ;
ne fait appel qu'aux sous-traitants listés dans la politique de confidentialité (section 12), et tient cette liste à jour ;
aide la chorale à répondre aux demandes des personnes concernées ;
avise la chorale de tout incident de confidentialité ;
supprime les données à la fin de l'abonnement, selon la section 7.

14. Modifications

Nous pouvons modifier ces conditions. Une nouvelle version doit être acceptée par un administrateur de la chorale à sa connexion suivante (section 2).

15. Droit applicable et langues

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux du Québec, sous réserve des lois impératives du pays de la chorale. Ces conditions existent en français et en anglais ; les deux versions ont la même valeur.

16. Nous joindre

Confidentialité : privacy@choralix.com. Adresse postale : Nrx3, 906, avenue du Chanoine-Scott, Québec (Québec) G1V 3N7.

Conditions générales d'utilisation de Choralix